Para contabilizar um título emitido no financeiro, o Tipo de Título e o Centro de Custo precisam ter conta no Plano de Contas antes de rodar a opção 252 — senão o título é pulado com o nome do cadastro que falta.
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O que é sincronizar Financeiro — emissão
Sincronizar o Financeiro — emissão é ler os títulos lançados na opção 221 que não vieram de um faturamento — despesas lançadas direto no financeiro, adiantamentos, fretes avulsos — e gerar o asiento de cada um. O título que nasceu de uma venda ou de uma compra é contabilizado pelo módulo da própria origem, por isso não aparece aqui.
- Título a pagar — debita a despesa (conta de débito do Centro de Custo) e o IVA recuperável, e credita o fornecedor.
- Título a receber — o espelho: debita o cliente, credita a receita (conta de crédito do Centro de Custo) e o IVA a pagar.
A rodada faz duas leituras: a primeira pela data da fatura do título; a segunda pega o título emitido depois da fatura (por exemplo, uma fatura de mês já fechado lançada só agora). Um título que já tem asiento é regravado, não duplicado. Asiento já conferido pela contabilidade, ou em mês fechado, não é alterado: entra só na contagem de bloqueados, não na lista de pulados.
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Antes de sincronizar
Confira estes seis pontos antes de rodar a sincronização. É aqui que quase todo título pulado nasce.
- 1Tipo de Título com conta no Plano de Contas.É a conta do fornecedor (a pagar) ou do cliente (a receber). Se ela for sintética, o sistema busca — e cria, se faltar — a conta analítica daquele emitente embaixo dela, com o nome do cadastro. Na Simulação essa conta não é criada: ela nasce só na gravação de verdade. Sem conta no Tipo de Título não há de onde criar.
- 2Centro de Custo com conta de débito e de crédito.No título a pagar a despesa vai para a conta de débito do Centro de Custo; no a receber a receita vai para a conta de crédito. Sem a conta correspondente o título é pulado citando o centro de custo pelo nome e pelo número.
- 3Filial com as contas de IVA 5% e 10%.Quando o título tem base de IVA e o documento é numerado, o imposto sai da despesa (ou da receita) e vira linha própria na conta de IVA da Filial, faixa por faixa. Sem a conta da faixa usada, o título é pulado.
- 4Conta “a prestar contas” quando o título não tem fatura.Fora do Brasil e da Bolívia, o título sem fatura (documento sem número) não debita a despesa: o dinheiro saiu, mas ainda não há documento. O débito vai para a conta “a prestar contas” do Centro de Custo, ou, se ele não tiver, para a da Filial. A do Centro de Custo precisa ser analítica.
- 5Cotação autorizada e conta de diferença de câmbio.A cotação da moeda do título, no dia anterior ou no próprio dia conforme o país, precisa estar lançada e autorizada pela contabilidade na Cotação de Moedas — a não ser que o título tenha o câmbio fechado, caso em que vale o próprio câmbio dele. Em moeda diferente da local, a Filial também precisa da conta de Diferença de Câmbio, que recebe o resíduo de arredondamento.
- 6Título marcado para a contabilidade e período aberto.Só entram os títulos com o marcador de contabilidade ligado. A data usada é a da fatura (ou a de emissão, quando a fatura é de mês já fechado); se o asiento existente já foi conferido ou cai em mês fechado, ele é mantido como está.
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Passo a passo na tela de Sincronização
- Abra a opção 252 (Sincronização / Contabilização).
- Selecione a filial (ou deixe em branco para percorrer todas).
- Selecione o módulo: Financeiro — emissão.
- Defina o período (data inicial e final) cobrindo a data dos documentos.
- Rode primeiro em modo Simulação (sem gravar). Mostra quantos documentos serão processados e quantos serão pulados, com o motivo de cada um.
- Corrija no cadastro o que a lista de pulados apontar e rode a simulação de novo.
- Sem mais pendência de cadastro, rode a sincronização de verdade (gravando).
- Anote o número do asiento gerado.
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Exemplo de asiento gerado
Uma despesa de manutenção de G$ 11.000.000 (IVA 10% já incluído), lançada no financeiro com fatura numerada contra o fornecedor Fornecedor Exemplo S.A. É assim que o asiento aparece no Lançamento Contábil (251):
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Despesa de manutençãoconta de débito do Centro de Custo | 10.000.000 | |
| IVA 10% a recuperarconta de IVA 10% da Filial | 1.000.000 | |
| Fornecedores — Fornecedor Exemplo S.A.conta do Tipo de Título (analítica do fornecedor) | 11.000.000 | |
| Total | 11.000.000 | 11.000.000 |
- Crédito: o fornecedor pelo valor total do título, com o IVA — a última linha fecha o asiento com a soma das anteriores.
- Débito da despesa: o valor sem o imposto. O IVA é calculado “por dentro”: 11.000.000 ÷ 1,10 = 10.000.000.
- Débito do IVA: 1.000.000, em linha própria, na conta de IVA 10% da Filial (a de 5% se a base for dessa faixa).
- Fecha: 10.000.000 + 1.000.000 = 11.000.000, igual ao crédito.
Nomes de contas e valores são ilustrativos. Variações: no título a receber tudo se espelha — o cliente é debitado pelo total, a receita é creditada sem o IVA e o imposto vai em linha própria, creditado nas contas de IVA da Filial (isso só quando o documento tem número). Sem fatura (fora do Brasil e da Bolívia), a despesa vai para a conta “a prestar contas” e o IVA não é separado. Na Bolívia o IVA é calculado “por fora”. No Brasil o título normalmente não tem base de IVA, e o asiento sai só com a despesa e o fornecedor. A nota de crédito com retenção tipo 2 inverte o sentido. Em moeda estrangeira, se a conversão de cada linha deixar sobra em moeda local, entra uma linha extra na conta de Diferença de Câmbio da Filial.
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Conferência e erros comuns
Depois de rodar de verdade, abra o Lançamento Contábil (opção 251) pelo número do asiento e confira:
- o total do débito bate com o do crédito;
- a despesa está na conta do Centro de Custo — ou na “a prestar contas”, quando o título não tem fatura;
- o IVA saiu em linha própria quando o título tem base de IVA e fatura numerada;
- em moeda estrangeira, existe a linha “Diferencia Cambio Moneda Extrangera para Guarani” se sobrou resíduo.
| Motivo do pulado | O que fazer |
|---|---|
| Sem conta de débito do centro de custo (centro de custo “…” [número]) — no a receber, “conta de crédito” | Cadastrar a conta de débito (a pagar) ou de crédito (a receber) no Centro de Custo |
| Sem número de conta sintética para criar a conta de “fornecedor/cliente” [número] | O Tipo de Título do título não tem conta no Plano de Contas: cadastrar a conta no Tipo de Título |
| Sem conta de IVA 10% da filial (ou de IVA 5%) | Cadastrar a conta de IVA da faixa no cadastro da Filial |
| A conta a prestar contas do centro de custo “…” é sintética — ou — nem o centro de custo nem a filial têm conta a prestar contas | Trocar por uma conta analítica no Centro de Custo, ou cadastrar a conta “a prestar contas” na Filial |
| Sem valor de câmbio, ou a cotação ainda não foi autorizada pela contabilidade — confira o lançamento de cotação da moeda … | Lançar e autorizar a cotação na Cotação de Moedas para a data indicada na mensagem |
| A filial não tem conta de diferença cambial e o asiento não fecha por … | Cadastrar a conta de Diferença de Câmbio no cadastro da Filial |
| Sem tipo de título | Informar o Tipo de Título no título, na opção 221 |
| Pulados de propósito: provisão de frete automática, título de fatura avulsa, lançamento automático, antecipo a receber, saldo de prestação de contas, despesa de importação de carne, compra do mesmo RUC, documento de retenção fora do frete interno | Nada a corrigir: esses títulos são contabilizados por outro módulo ou não geram asiento |
Se, depois de corrigir o cadastro, o título continuar pulado, confira o próprio lançamento na opção 221 — centro de custo, tipo de título, moeda e datas preenchidos. Título já contabilizado em outro exercício não é lido de novo na segunda passada.
Para contabilizar un título emitido en el financiero, el Tipo de Título y el Centro de Costo deben tener cuenta en el Plan de Cuentas antes de correr la opción 252 — si no, el título se omite con el nombre del registro que falta.
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Qué es sincronizar Financiero — emisión
Sincronizar el Financiero — emisión es leer los títulos registrados en la opción 221 que no vinieron de una facturación — gastos registrados directo en el financiero, anticipos, fletes sueltos — y generar el asiento de cada uno. El título que nació de una venta o de una compra lo contabiliza el módulo de su propio origen, por eso no aparece aquí.
- Título a pagar — debita el gasto (cuenta de débito del Centro de Costo) y el IVA recuperable, y acredita al proveedor.
- Título a cobrar — el espejo: debita al cliente, acredita el ingreso (cuenta de crédito del Centro de Costo) y el IVA a pagar.
La corrida hace dos lecturas: la primera por la fecha de la factura del título; la segunda toma el título emitido después de la factura (por ejemplo, una factura de un mes ya cerrado registrada recién ahora). Un título que ya tiene asiento se regraba, no se duplica. Un asiento ya conferido por la contabilidad, o en mes cerrado, no se altera: entra solo en el conteo de bloqueados, no en la lista de omitidos.
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Antes de sincronizar
Revise estos seis puntos antes de correr la sincronización. Ahí nace casi todo título omitido.
- 1Tipo de Título con cuenta en el Plan de Cuentas.Es la cuenta del proveedor (a pagar) o del cliente (a cobrar). Si es sintética, el sistema busca — y crea, si falta — la cuenta analítica de ese emitente debajo de ella, con el nombre del registro. En la Simulación esa cuenta no se crea: nace solo en la grabación de verdad. Sin cuenta en el Tipo de Título no hay de dónde crearla.
- 2Centro de Costo con cuenta de débito y de crédito.En el título a pagar el gasto va a la cuenta de débito del Centro de Costo; en el a cobrar el ingreso va a la cuenta de crédito. Sin la cuenta correspondiente el título se omite citando el centro de costo por nombre y número.
- 3Sucursal con las cuentas de IVA 5% y 10%.Cuando el título tiene base de IVA y el documento está numerado, el impuesto sale del gasto (o del ingreso) y pasa a una línea propia en la cuenta de IVA de la Sucursal, faja por faja. Sin la cuenta de la faja usada, el título se omite.
- 4Cuenta “a rendir” cuando el título no tiene factura.Fuera de Brasil y Bolivia, el título sin factura (documento sin número) no debita el gasto: el dinero salió, pero todavía no hay documento. El débito va a la cuenta “a rendir” del Centro de Costo o, si no la tiene, a la de la Sucursal. La del Centro de Costo debe ser analítica.
- 5Cotización autorizada y cuenta de diferencia de cambio.La cotización de la moneda del título, del día anterior o del mismo día según el país, debe estar registrada y autorizada por la contabilidad en la Cotización de Monedas — salvo que el título tenga el cambio cerrado, caso en que vale su propio cambio. En moneda distinta de la local, la Sucursal también necesita la cuenta de Diferencia de Cambio, que recibe el residuo de redondeo.
- 6Título marcado para la contabilidad y período abierto.Solo entran los títulos con el marcador de contabilidad activado. La fecha usada es la de la factura (o la de emisión, cuando la factura es de un mes ya cerrado); si el asiento existente ya fue conferido o cae en un mes cerrado, se mantiene como está.
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Paso a paso en la pantalla de Sincronización
- Abra la opción 252 (Sincronización / Contabilización).
- Seleccione la sucursal (o déjela en blanco para recorrer todas).
- Seleccione el módulo: Financiero — emisión.
- Defina el período (fecha inicial y final) que cubra la fecha de los documentos.
- Corra primero en modo Simulación (sin grabar). Muestra cuántos documentos serán procesados y cuántos serán omitidos, con el motivo de cada uno.
- Corrija en el registro lo que indique la lista de omitidos y corra la simulación de nuevo.
- Sin más pendientes de registro, corra la sincronización de verdad (grabando).
- Anote el número del asiento generado.
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Ejemplo de asiento generado
Un gasto de mantenimiento de G$ 11.000.000 (IVA 10% ya incluido), registrado en el financiero con factura numerada contra el proveedor Proveedor Ejemplo S.A. Así aparece el asiento en el Asiento Contable (251):
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gasto de mantenimientocuenta de débito del Centro de Costo | 10.000.000 | |
| IVA 10% a recuperarcuenta de IVA 10% de la Sucursal | 1.000.000 | |
| Proveedores — Proveedor Ejemplo S.A.cuenta del Tipo de Título (analítica del proveedor) | 11.000.000 | |
| Total | 11.000.000 | 11.000.000 |
- Crédito: el proveedor por el valor total del título, con el IVA — la última línea cierra el asiento con la suma de las anteriores.
- Débito del gasto: el valor sin el impuesto. El IVA se calcula “por dentro”: 11.000.000 ÷ 1,10 = 10.000.000.
- Débito del IVA: 1.000.000, en línea propia, en la cuenta de IVA 10% de la Sucursal (la de 5% si la base es de esa faja).
- Cuadra: 10.000.000 + 1.000.000 = 11.000.000, igual al crédito.
Nombres de cuentas y valores son ilustrativos. Variaciones: en el título a cobrar todo se espeja — el cliente se debita por el total, el ingreso se acredita sin el IVA y el impuesto va en línea propia, acreditado en las cuentas de IVA de la Sucursal (solo cuando el documento tiene número). Sin factura (fuera de Brasil y Bolivia), el gasto va a la cuenta “a rendir” y el IVA no se separa. En Bolivia el IVA se calcula “por fuera”. En Brasil el título normalmente no tiene base de IVA, y el asiento sale solo con el gasto y el proveedor. La nota de crédito con retención tipo 2 invierte el sentido. En moneda extranjera, si la conversión de cada línea deja sobrante en moneda local, entra una línea extra en la cuenta de Diferencia de Cambio de la Sucursal.
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Verificación y errores comunes
Después de correr de verdad, abra el Asiento Contable (opción 251) por el número del asiento y verifique:
- el total del débito coincide con el del crédito;
- el gasto está en la cuenta del Centro de Costo — o en la “a rendir”, cuando el título no tiene factura;
- el IVA salió en línea propia cuando el título tiene base de IVA y factura numerada;
- en moneda extranjera, existe la línea “Diferencia Cambio Moneda Extrangera para Guarani” si sobró residuo.
| Motivo del omitido | Qué hacer |
|---|---|
| Sin cuenta de débito del centro de costo (centro de costo “…” [número]) — en el a cobrar, “cuenta de crédito” | Registrar la cuenta de débito (a pagar) o de crédito (a cobrar) en el Centro de Costo |
| Sin número de cuenta sintética para crear la cuenta de “proveedor/cliente” [número] | El Tipo de Título del título no tiene cuenta en el Plan de Cuentas: registrar la cuenta en el Tipo de Título |
| Sin cuenta de IVA 10% de la sucursal (o de IVA 5%) | Registrar la cuenta de IVA de la faja en el registro de la Sucursal |
| La cuenta a rendir del centro de costo “…” es sintética — o — ni el centro de costo ni la sucursal tienen cuenta a rendir | Cambiar por una cuenta analítica en el Centro de Costo, o registrar la cuenta “a rendir” en la Sucursal |
| Sin valor de cambio, o la cotización todavía no fue autorizada por la contabilidad — revise el registro de cotización de la moneda … | Registrar y autorizar la cotización en la Cotización de Monedas para la fecha indicada en el mensaje |
| La sucursal no tiene cuenta de diferencia cambial y el asiento no cuadra por … | Registrar la cuenta de Diferencia de Cambio en el registro de la Sucursal |
| Sin tipo de título | Informar el Tipo de Título en el título, en la opción 221 |
| Omitidos a propósito: provisión de flete automática, título de factura suelta, registro automático, anticipo a cobrar, saldo de rendición de cuentas, gasto de importación de carne, compra del mismo RUC, documento de retención fuera del flete interno | Nada que corregir: esos títulos los contabiliza otro módulo o no generan asiento |
Si, después de corregir el registro, el título sigue omitido, revise el propio registro en la opción 221 — centro de costo, tipo de título, moneda y fechas completos. Un título ya contabilizado en otro ejercicio no se lee de nuevo en la segunda pasada.