Sincronizar Financeiro — Baixas

Sincronizar as baixas é contabilizar o pagamento (ou o recebimento) de um título, feito nas opções 221 e 222: o asiento baixa a dívida do título contra o banco ou o caixa e leva, em linhas próprias, o desconto, os juros, o acréscimo, a retenção e a diferença de câmbio. São dois módulos no combo da 252, com a mesma rotina:

• Baixas a pagar — debita o fornecedor (baixa a dívida) e credita o banco: a conta do próprio caixa, ou a conta de “cheques emitidos” do banco quando o pagamento tem cheque. Usa a cotação de venda.
• Baixas a receber — o banco vem primeiro, a débito, e é o título que fecha, a crédito. Numa conta do tipo Banco o débito vai para “recaudaciones a depositar”. Usa a cotação de compra.

Confira estes seis pontos antes de rodar a sincronização. É aqui que quase toda baixa pulada nasce.

• 1
  Tipo de Título com conta no Plano de Contas.É a conta do fornecedor ou do cliente que a baixa movimenta. Se ela for sintética, o sistema usa (e cria, se faltar) a analítica do emitente embaixo dela. Nos títulos de empréstimo a conta sai do Tipo de Faturamento, em vez do Tipo de Título — mas o Tipo de Título também precisa ter conta, senão a baixa é pulada.
• 2
  Conta bancária com conta contábil.No cadastro da Conta Bancária, a conta do Plano de Contas e o tipo (Caixa ou Banco). Conta do tipo Caixa debita/credita a própria conta contábil dela. Conta do tipo Banco com cheque usa a conta de cheques (item seguinte). Nas baixas a pagar sem número de cheque vale sempre a conta contábil da própria conta bancária.
• 3
  Filial com a conta de cheques.No cadastro da Filial: a conta de cheques emitidos (baixas a pagar) e a de recaudaciones a depositar (baixas a receber). São contas sintéticas; embaixo delas o sistema cria, na hora, uma analítica por conta bancária — “CHEQUES EMITIDOS <banco>” e “RECAUDACIONES A DEPOSITAR <banco>”. Sem a conta da Filial, a baixa em conta Banco é pulada.
• 4
  Filial com as contas de desconto, juros e retenção.Cada encargo da baixa vai para uma conta. No Brasil são contas da Filial: desconto obtido e juros pagos (a pagar) e desconto concedido (a receber). Fora do Brasil, o desconto a pagar vai para a conta do Centro de Custo e o a receber para a de diferença de preços da Filial. Na baixa a receber entram ainda, da Filial, a de diferença de preços (acréscimo), a de juros a vencer (só Brasil) e a de retenção a prestar contas. Faltando uma dessas contas obrigatórias, a baixa é pulada nomeando a conta.
• 5
  Cotações autorizadas e conta de diferença de câmbio.Em moeda diferente da local, a Cotação de Moedas precisa estar lançada e autorizada pela contabilidade em duas datas: a do pagamento (ou do cheque) e a da última avaliação do título — a data da fatura, ou o fim do mês anterior ao pagamento. A Filial também precisa da conta de Diferença de Câmbio. No Brasil não há diferença de câmbio.
• 6
  Conta bancária sem fechamento próprio na data.A conta bancária pode ter uma data de fechamento contábil própria: a conciliação dela já foi dada por boa até ali. Baixa com data dentro desse período é pulada, para não desfazer o que já bateu com o extrato. Confirme com a contabilidade antes de tentar.

1. Abra a opção 252 (Sincronização / Contabilização).
2. Selecione a filial (ou deixe em branco para percorrer todas).
3. Selecione o módulo: Financeiro — baixas a pagar / baixas a receber.
4. Defina o período (data inicial e final) cobrindo a data dos documentos.
5. Rode primeiro em modo Simulação (sem gravar). Mostra quantos documentos serão processados e quantos serão pulados, com o motivo de cada um.
6. Corrija no cadastro o que a lista de pulados apontar e rode a simulação de novo.
7. Sem mais pendência de cadastro, rode a sincronização de verdade (gravando).
8. Anote o número do asiento gerado.

Uma baixa a pagar de G$ 9.800.000, paga por cheque, com G$ 200.000 de desconto, de um título do fornecedor Fornecedor Exemplo S.A. (título e pagamento em guarani). É assim que o asiento aparece no Lançamento Contábil (251):

• Débito: o fornecedor é debitado pelo valor pago e, em linha própria, pelo desconto — juntos, baixam o título. O documento do asiento é “CH. <número do cheque>”.
• Crédito do banco: só o valor efetivamente pago. Com cheque em conta do tipo Banco vai para “Cheques emitidos” daquele banco; sem cheque, ou em conta do tipo Caixa, vai para a conta contábil da própria conta bancária.
• Desconto: vira um par — débito no fornecedor e crédito na conta de desconto.
• Fecha: 9.800.000 + 200.000 = 10.000.000, igual ao crédito (200.000 + 9.800.000).

Depois de rodar de verdade, abra o Lançamento Contábil (opção 251) pelo número do asiento e confira:

• o total do débito bate com o do crédito;
• a conta do banco é a esperada: a própria conta contábil (caixa, ou pagamento sem cheque) ou “Cheques emitidos” / “Recaudaciones a depositar” daquele banco;
• desconto, juros, acréscimo e retenção saíram em linhas próprias;
• em moeda estrangeira (fora do Brasil), existe o par de diferença de câmbio.

Sincronizar las bajas es contabilizar el pago (o el cobro) de un título, hecho en las opciones 221 y 222: el asiento da de baja la deuda del título contra el banco o la caja y lleva, en líneas propias, el descuento, los intereses, el recargo, la retención y la diferencia de cambio. Son dos módulos en el combo de la 252, con la misma rutina:

• Bajas a pagar — debita al proveedor (da de baja la deuda) y acredita al banco: la cuenta de la propia caja, o la cuenta de “cheques emitidos” del banco cuando el pago tiene cheque. Usa la cotización de venta.
• Bajas a cobrar — el banco va primero, al débito, y es el título el que cierra, al crédito. En una cuenta del tipo Banco el débito va a “recaudaciones a depositar”. Usa la cotización de compra.

Revise estos seis puntos antes de correr la sincronización. Ahí nace casi toda baja omitida.

• 1
  Tipo de Título con cuenta en el Plan de Cuentas.Es la cuenta del proveedor o del cliente que la baja mueve. Si es sintética, el sistema usa (y crea, si falta) la analítica del emitente debajo de ella. En los títulos de préstamo la cuenta sale del Tipo de Facturación, en vez del Tipo de Título — pero el Tipo de Título también debe tener cuenta, si no la baja se omite.
• 2
  Cuenta bancaria con cuenta contable.En el registro de la Cuenta Bancaria, la cuenta del Plan de Cuentas y el tipo (Caja o Banco). Una cuenta del tipo Caja debita/acredita su propia cuenta contable. Una cuenta del tipo Banco con cheque usa la cuenta de cheques (punto siguiente). En las bajas a pagar sin número de cheque vale siempre la cuenta contable de la propia cuenta bancaria.
• 3
  Sucursal con la cuenta de cheques.En el registro de la Sucursal: la cuenta de cheques emitidos (bajas a pagar) y la de recaudaciones a depositar (bajas a cobrar). Son cuentas sintéticas; debajo de ellas el sistema crea, al momento, una analítica por cuenta bancaria — “CHEQUES EMITIDOS <banco>” y “RECAUDACIONES A DEPOSITAR <banco>”. Sin la cuenta de la Sucursal, la baja en cuenta Banco se omite.
• 4
  Sucursal con las cuentas de descuento, intereses y retención.Cada cargo de la baja va a una cuenta. En Brasil son cuentas de la Sucursal: descuento obtenido e intereses pagados (a pagar) y descuento concedido (a cobrar). Fuera de Brasil, el descuento a pagar va a la cuenta del Centro de Costo y el a cobrar a la de diferencia de precios de la Sucursal. En la baja a cobrar entran además, de la Sucursal, la de diferencia de precios (recargo), la de intereses a vencer (solo Brasil) y la de retención a rendir. Si falta una de esas cuentas obligatorias, la baja se omite nombrando la cuenta.
• 5
  Cotizaciones autorizadas y cuenta de diferencia de cambio.En moneda distinta de la local, la Cotización de Monedas debe estar registrada y autorizada por la contabilidad en dos fechas: la del pago (o del cheque) y la de la última valuación del título — la fecha de la factura, o el fin del mes anterior al pago. La Sucursal también necesita la cuenta de Diferencia de Cambio. En Brasil no hay diferencia de cambio.
• 6
  Cuenta bancaria sin cierre propio en la fecha.La cuenta bancaria puede tener una fecha de cierre contable propia: su conciliación ya fue dada por buena hasta ahí. Una baja con fecha dentro de ese período se omite, para no deshacer lo que ya cuadró con el extracto. Confirme con la contabilidad antes de intentarlo.

1. Abra la opción 252 (Sincronización / Contabilización).
2. Seleccione la sucursal (o déjela en blanco para recorrer todas).
3. Seleccione el módulo: Financiero — bajas a pagar / bajas a cobrar.
4. Defina el período (fecha inicial y final) que cubra la fecha de los documentos.
5. Corra primero en modo Simulación (sin grabar). Muestra cuántos documentos serán procesados y cuántos serán omitidos, con el motivo de cada uno.
6. Corrija en el registro lo que indique la lista de omitidos y corra la simulación de nuevo.
7. Sin más pendientes de registro, corra la sincronización de verdad (grabando).
8. Anote el número del asiento generado.

Una baja a pagar de G$ 9.800.000, pagada con cheque, con G$ 200.000 de descuento, de un título del proveedor Proveedor Ejemplo S.A. (título y pago en guaraníes). Así aparece el asiento en el Asiento Contable (251):

• Débito: el proveedor se debita por el valor pagado y, en línea propia, por el descuento — juntos, dan de baja el título. El documento del asiento es “CH. <número del cheque>”.
• Crédito del banco: solo el valor efectivamente pagado. Con cheque en cuenta del tipo Banco va a “Cheques emitidos” de ese banco; sin cheque, o en cuenta del tipo Caja, va a la cuenta contable de la propia cuenta bancaria.
• Descuento: pasa a ser un par — débito en el proveedor y crédito en la cuenta de descuento.
• Cuadra: 9.800.000 + 200.000 = 10.000.000, igual al crédito (200.000 + 9.800.000).

Después de correr de verdad, abra el Asiento Contable (opción 251) por el número del asiento y verifique:

• el total del débito coincide con el del crédito;
• la cuenta del banco es la esperada: la propia cuenta contable (caja, o pago sin cheque) o “Cheques emitidos” / “Recaudaciones a depositar” de ese banco;
• descuento, intereses, recargo y retención salieron en líneas propias;
• en moneda extranjera (fuera de Brasil), existe el par de diferencia de cambio.