Sincronizar Faturas Avulsas

Sincronizar é o processo, feito na opção 252, que lê as faturas avulsas já lançadas e gera sozinho o asiento correspondente. Cada fatura vira um asiento da fatura e, quando é o caso, um segundo asiento à parte com o reverso da provisão que o financeiro já tinha lançado. São três módulos no combo da 252, um para cada tela de origem:

• Faturas avulsas (22A) — a fatura avulsa comum, de fornecedor: o centro de custo do título ligado à fatura dá a conta de despesa e a conta do fornecedor.
• Fatura avulsa — saída (254) — fatura avulsa da contabilidade, tipo saída: usa as contas do Plano de Contas informadas na própria fatura (valor bruto, valor líquido e IVA).
• Fatura avulsa — entrada (255) — a mesma ideia, tipo entrada; aqui as retenções de IVA e de renda também entram no asiento.

Confira estes sete pontos antes de rodar a sincronização. É aqui que quase todo problema nasce.

• 1
  Fatura marcada como “Contabilidad”.Na janela “Dados Contab.” da fatura, a caixa Contabilidad tem de estar marcada. Sem ela a fatura não entra na sincronização e também não aparece na lista de pulados — parece que o documento “sumiu”.
• 2
  Fatura ligada a um título do financeiro, com centro de custo completo.Na fatura comum (22A) ou com asiento manual, o documento nasce a partir do título ligado à fatura; sem título a fatura é pulada (“fatura sem financeiro”). O centro de custo do título (175) dá a conta de débito (despesa) e a conta de fornecedor, sob a qual nasce a conta analítica do fornecedor; sem a conta de fornecedor a fatura é pulada apontando o centro de custo. Com asiento manual, a fatura precisa ter o rateio por centro de custo, e a soma do rateio tem de fechar com o valor da fatura.
• 3
  Contas de IVA (e, nas contábeis, de valor bruto e líquido).Fatura comum: as contas Conta Contábil IVA 10 e IVA 5 do cadastro de Filial (41); sem elas o documento é recusado quando a fatura tem base naquela faixa. Fatura de saída ou entrada (254/255): as contas de IVA, de valor bruto e de valor líquido vêm da própria fatura; se há conta de valor bruto e falta a de valor líquido, a fatura é pulada.
• 4
  Cotação de câmbio autorizada.A sincronização usa a cotação de venda da moeda da fatura, já autorizada pela contabilidade (Cotação de Moedas, 21). No Paraguai vale a cotação do dia anterior à data da fatura; nos demais países, a do próprio dia. Sem cotação autorizada o documento é recusado.
• 5
  Reverso da provisão (Paraguai e Bolívia): Tipo de Título e Gasto a Rendir.O reverso precisa da conta contábil do Tipo de Título do título ligado à fatura e da conta Gasto a Rendir do cadastro de Filial. Sem a conta do Tipo de Título o reverso é recusado; sem a de Gasto a Rendir a parcela é pulada. Faturas de frete não geram reverso, e no Brasil nunca há reverso.
• 6
  Período contábil aberto.A tela recusa um período que começa em mês já fechado pela contabilidade. E um asiento que já existe e foi conferido, ou está em mês fechado, não é refeito: entra na contagem de bloqueados, não na lista de pulados.
• 7
  Fatura de banco que cobra juros e comissão de empréstimo: conta Gasto a Rendir no emitente.Quando algum título ligado à fatura veio de um empréstimo (tipo de faturamento marcado como empréstimo, como o 1118 da opção 226), a fatura credita a conta Gasto a Rendir do emitente (cadastro 15) — a mesma que o asiento do empréstimo debitou —, e o reverso das demais parcelas (tarifas provisionadas pelo financeiro) debita essa mesma conta, para ela zerar. Sem essa conta no emitente a fatura é pulada.

1. Abra a opção 252 (Sincronização / Contabilização).
2. Selecione a filial (ou deixe em branco para percorrer todas).
3. Selecione o módulo: Faturas avulsas (ou Fatura avulsa — saída / entrada, conforme a tela de origem).
4. Defina o período (data inicial e final) cobrindo a data dos documentos.
5. Rode primeiro em modo Simulação (sem gravar). Mostra quantos documentos serão processados e quantos serão pulados, com o motivo de cada um.
6. Corrija no cadastro o que a lista de pulados apontar e rode a simulação de novo.
7. Sem mais pendência de cadastro, rode a sincronização de verdade (gravando).
8. Anote o número do asiento gerado.

Uma fatura avulsa comum de um fornecedor, de G$ 11.000.000, com IVA 10% já incluído no valor (base de 10%: G$ 11.000.000). É assim que o asiento da fatura aparece no Lançamento Contábil (251):

• Débito da despesa: o valor sem imposto — 11.000.000 ÷ 1,10 = 10.000.000.
• Débito do IVA: 1.000.000, na conta de IVA 10% da Filial. É débito porque a fatura é uma compra: o imposto é crédito fiscal. A faixa de 5% ganha uma linha própria, na conta de IVA 5%.
• Crédito do fornecedor: o valor total da fatura, na conta analítica do fornecedor.
• Fecha: 10.000.000 + 1.000.000 = 11.000.000, igual ao crédito.
• O reverso (Paraguai e Bolívia): quando o financeiro já tinha provisionado o gasto, a sincronização gera antes um segundo asiento, à parte — débito no fornecedor (conta do Tipo de Título) e crédito em Gasto a Rendir, pelo valor da provisão (aqui, 11.000.000), com histórico começando por “Reves”. Ele desfaz a provisão, e o asiento acima fica no lugar dela.

Depois de rodar de verdade, abra o Lançamento Contábil (opção 251) pelo número do asiento e confira:

• o total do débito bate com o do crédito (no asiento da fatura e, se houver, no do reverso);
• a conta de crédito é a analítica do fornecedor da fatura, sob a conta esperada;
• no Paraguai e na Bolívia, se havia provisão no financeiro, existe também o asiento de reverso, com histórico começando por “Reves”.

Sincronizar es el proceso, hecho en la opción 252, que lee las facturas avulsas ya registradas y genera solo el asiento correspondiente. Cada factura se convierte en un asiento de la factura y, cuando corresponde, en un segundo asiento aparte con el reverso de la provisión que el financiero ya había registrado. Son tres módulos en el combo de la 252, uno por cada pantalla de origen:

• Facturas avulsas (22A) — la factura avulsa común, de proveedor: el centro de costo del título ligado a la factura da la cuenta de gasto y la cuenta del proveedor.
• Factura avulsa — salida (254) — factura avulsa de la contabilidad, tipo salida: usa las cuentas del Plan de Cuentas informadas en la propia factura (valor bruto, valor líquido e IVA).
• Factura avulsa — entrada (255) — la misma idea, tipo entrada; aquí las retenciones de IVA y de renta también entran en el asiento.

Revise estos siete puntos antes de correr la sincronización. Ahí nace casi todo problema.

• 1
  Factura marcada como “Contabilidad”.En la ventana “Datos Contab.” de la factura, la casilla Contabilidad debe estar marcada. Sin ella la factura no entra en la sincronización y tampoco aparece en la lista de omitidos — parece que el documento “desapareció”.
• 2
  Factura ligada a un título del financiero, con centro de costo completo.En la factura común (22A) o con asiento manual, el documento nace a partir del título ligado a la factura; sin título la factura se omite (“factura sin financiero”). El centro de costo del título (175) da la cuenta de débito (gasto) y la cuenta de proveedor, bajo la cual nace la cuenta analítica del proveedor; sin la cuenta de proveedor la factura se omite señalando el centro de costo. Con asiento manual, la factura necesita el prorrateo por centro de costo, y la suma del prorrateo debe cerrar con el valor de la factura.
• 3
  Cuentas de IVA (y, en las contables, de valor bruto y líquido).Factura común: las cuentas Cuenta Contable IVA 10 e IVA 5 del registro de Sucursal (41); sin ellas el documento se rechaza cuando la factura tiene base en esa franja. Factura de salida o entrada (254/255): las cuentas de IVA, de valor bruto y de valor líquido vienen de la propia factura; si hay cuenta de valor bruto y falta la de valor líquido, la factura se omite.
• 4
  Cotización de cambio autorizada.La sincronización usa la cotización de venta de la moneda de la factura, ya autorizada por la contabilidad (Cotización de Monedas, 21). En Paraguay vale la cotización del día anterior a la fecha de la factura; en los demás países, la del propio día. Sin cotización autorizada el documento se rechaza.
• 5
  Reverso de la provisión (Paraguay y Bolivia): Tipo de Título y Gasto a Rendir.El reverso necesita la cuenta contable del Tipo de Título del título ligado a la factura y la cuenta Gasto a Rendir del registro de Sucursal. Sin la cuenta del Tipo de Título el reverso se rechaza; sin la de Gasto a Rendir la cuota se omite. Las facturas de flete no generan reverso, y en Brasil nunca hay reverso.
• 6
  Período contable abierto.La pantalla rechaza un período que empieza en un mes ya cerrado por la contabilidad. Y un asiento que ya existe y fue conferido, o está en un mes cerrado, no se rehace: entra en el conteo de bloqueados, no en la lista de omitidos.
• 7
  Factura de banco que cobra intereses y comisión de préstamo: cuenta Gasto a Rendir en el emisor.Cuando algún título ligado a la factura vino de un préstamo (tipo de facturación marcado como préstamo, como el 1118 de la opción 226), la factura acredita la cuenta Gasto a Rendir del emisor (registro 15) — la misma que el asiento del préstamo debitó —, y el reverso de las demás cuotas (tasas provisionadas por el financiero) debita esa misma cuenta, para que quede en cero. Sin esa cuenta en el emisor la factura se omite.

1. Abra la opción 252 (Sincronización / Contabilización).
2. Seleccione la sucursal (o déjela en blanco para recorrer todas).
3. Seleccione el módulo: Facturas avulsas (o Factura avulsa — salida / entrada, según la pantalla de origen).
4. Defina el período (fecha inicial y final) que cubra la fecha de los documentos.
5. Corra primero en modo Simulación (sin grabar). Muestra cuántos documentos serán procesados y cuántos serán omitidos, con el motivo de cada uno.
6. Corrija en el registro lo que indique la lista de omitidos y corra la simulación de nuevo.
7. Sin más pendientes de registro, corra la sincronización de verdad (grabando).
8. Anote el número del asiento generado.

Una factura avulsa común de un proveedor, de G$ 11.000.000, con IVA 10% ya incluido en el valor (base de 10%: G$ 11.000.000). Así aparece el asiento de la factura en el Asiento Contable (251):

• Débito del gasto: el valor sin impuesto — 11.000.000 ÷ 1,10 = 10.000.000.
• Débito del IVA: 1.000.000, en la cuenta de IVA 10% de la Sucursal. Es débito porque la factura es una compra: el impuesto es crédito fiscal. La franja de 5% tiene una línea propia, en la cuenta de IVA 5%.
• Crédito del proveedor: el valor total de la factura, en la cuenta analítica del proveedor.
• Cuadra: 10.000.000 + 1.000.000 = 11.000.000, igual al crédito.
• El reverso (Paraguay y Bolivia): cuando el financiero ya había provisionado el gasto, la sincronización genera antes un segundo asiento, aparte — débito en el proveedor (cuenta del Tipo de Título) y crédito en Gasto a Rendir, por el valor de la provisión (aquí, 11.000.000), con historial que empieza por “Reves”. Deshace la provisión, y el asiento de arriba queda en su lugar.

Después de correr de verdad, abra el Asiento Contable (opción 251) por el número del asiento y verifique:

• el total del débito coincide con el del crédito (en el asiento de la factura y, si existe, en el del reverso);
• la cuenta de crédito es la analítica del proveedor de la factura, bajo la cuenta esperada;
• en Paraguay y Bolivia, si había provisión en el financiero, existe también el asiento de reverso, con historial que empieza por “Reves”.