Sincronizar Despacho de Compra de Almoxarifado

Para sincronizar (contabilizar) um despacho de importação de almoxarifado, o cadastro precisa estar certo antes de rodar a opção 252 — senão o despacho é pulado ou o asiento sai errado.

O que é sincronizar Despacho de compra de almoxarifado

O despacho é o custo de nacionalizar uma importação de almoxarifado. Na opção 252, este módulo lê os despachos lançados na compra de almoxarifado (opção 242) e gera um asiento por despacho: mercadoria, frete, seguro e as despesas do despachante entram no custo, e o crédito se reparte entre o fornecedor (mercadoria, frete e seguro) e o despachante (as despesas). É irmão do despacho de compra de carne, sobre as compras de almoxarifado; três coisas mudam:

A conta de débito — é a conta de almoxarifado do centro de custo do tipo de importação (insumo; imobilizado no tipo de compra de imobilizado sem despacho). Quando a despesa do despacho está marcada como registro separado, vale a conta da própria despesa.
O cálculo do IVA — no Paraguai o IVA está incluído no valor da despesa (por dentro); na Bolívia é de 13% e calculado à parte.
A Bolívia separa a Aduana do despachante — a despesa cujo fornecedor é a Aduana é debitada à parte, e o crédito vai inteiro para o despachante, Aduana incluída.

Como no despacho de carne, mercadoria, frete e seguro andam na moeda da compra, com o câmbio informado no despacho, e as despesas na moeda do despacho, com a cotação do dia. Só entram as despesas marcadas para somar ao total do despacho. Cada despacho da mesma compra gera um asiento próprio.

Antes de sincronizar

Confira estes seis pontos antes de rodar a sincronização. É aqui que quase todo problema nasce.

1
Despacho com número de importação, data e despesas marcadas.O despacho precisa ter o número de importação preenchido — sem ele o despacho não entra na sincronização, sem aviso. As despesas só contam se estiverem marcadas para somar ao total do despacho. A data do despacho é a data do asiento.
2
Centro de custo do tipo de importação com conta de almoxarifado.O tipo de importação escolhido na compra é um centro de custo, e a conta de almoxarifado dele (a de insumo, ou a de imobilizado no tipo de imobilizado sem despacho) recebe o débito do custo. Se alguma despesa do despacho estiver como registro separado, a conta dela, no cadastro de Despesas de Despacho, também precisa estar preenchida. Sem conta o despacho é pulado.
3
Filial com as contas de despachante, IVA e Diferença de Câmbio.No cadastro da Filial: a conta (sintética) dos despachantes, abaixo da qual a sincronização cria a conta analítica de cada despachante e de cada fornecedor que ainda não tenha uma; a conta de IVA 10% (na Bolívia é nela que cai o IVA de 13%), exigida quando o despacho tem IVA; e a de Diferença de Câmbio, que recebe o ajuste de arredondamento (sem ela o asiento com sobra fica aberto).
4
Despachante e fornecedor informados na compra.A compra precisa ter o despachante e o fornecedor preenchidos: são eles que recebem o crédito. Sem despachante (ou fornecedor) o despacho é pulado.
5
Cotação de câmbio e câmbio do despacho.Para as despesas, precisa existir a cotação de venda da moeda do despacho na Cotação de Moedas, autorizada pela contabilidade, na data do despacho (no Paraguai vale a do dia anterior; na moeda local a cotação deve valer 1). Para mercadoria, frete e seguro vale o câmbio digitado no próprio despacho, que não pode ficar em zero.
6
Tipo de Faturamento da compra com conta de crédito e período aberto.O Tipo de Faturamento da compra precisa ter conta de crédito (sem ela o despacho é ignorado, sem aviso), e a data do despacho não pode estar em mês já fechado pela contabilidade.

Passo a passo na tela de Sincronização

Abra a opção 252 (Sincronização / Contabilização).
Selecione a filial (ou deixe em branco para percorrer todas).
Selecione o módulo: Despacho de compra de almoxarifado.
Defina o período (data inicial e final) cobrindo a data dos documentos.
Rode primeiro em modo Simulação (sem gravar). Mostra quantos documentos serão processados e quantos serão pulados, com o motivo de cada um.
Corrija no cadastro o que a lista de pulados apontar e rode a simulação de novo.
Sem mais pendência de cadastro, rode a sincronização de verdade (gravando).
Anote o número do asiento gerado.

Exemplo de asiento gerado

Um despacho no Paraguai com frete FOB: mercadoria G$ 30.000.000 e frete G$ 3.000.000 (já convertidos em guarani, para simplificar), mais duas despesas do despachante: G$ 1.100.000 sem fatura e G$ 2.200.000 com fatura, ambas com IVA 10% incluído. É assim que o asiento aparece no Lançamento Contábil (251):

Conta	Débito	Crédito
Almoxarifado — insumos importadosmercadoria + frete; conta de almoxarifado do centro de custo do tipo de importação	33.000.000
Almoxarifado — insumos importados (despesa sem fatura)1.100.000 menos o IVA de 100.000	1.000.000
IVA 10% crédito fiscal (despesa sem fatura)conta de IVA 10% da Filial	100.000
Almoxarifado — insumos importados (despesa com fatura)2.200.000 menos o IVA de 200.000	2.000.000
IVA 10% crédito fiscal (despesa com fatura)conta de IVA 10% da Filial	200.000
Fornecedores — Importadora Exemplo (mercadoria)conta analítica do fornecedor		30.000.000
Almoxarifado — insumos importados (frete FOB)no FOB o frete volta para a própria conta de custo		3.000.000
Despachantes — Despachante Exemplo Ltda.conta analítica do despachante; as duas despesas pelo valor bruto		3.300.000
Total	36.300.000	36.300.000

Débito do custo: mercadoria e frete juntos (33.000.000) e, à parte, cada despesa já sem o IVA (1.000.000 e 2.000.000).
Débito do IVA: 100.000 (despesa sem fatura) e 200.000 (com fatura), na conta de IVA 10% da Filial.
Crédito: o fornecedor recebe só a mercadoria; o frete FOB volta para a conta de custo (quem paga o frete é o comprador); o despachante recebe as despesas pelo valor bruto (1.100.000 + 2.200.000).
Fecha: 33.000.000 + 1.000.000 + 100.000 + 2.000.000 + 200.000 = 36.300.000 = 30.000.000 + 3.000.000 + 3.300.000.

Nomes de contas e valores são ilustrativos. Variações: no CIF o frete (e o seguro) ficam a pagar ao fornecedor, em vez de voltar à conta de custo; o valor de reposição, quando existe, entra no débito e no crédito da conta de custo; na Bolívia a mercadoria é o total faturado dos itens da compra, o IVA é de 13%, e a despesa cujo fornecedor é a Aduana é debitada à parte, com crédito ao despachante junto com a dele; com moedas diferentes, cada linha usa o seu câmbio e o histórico traz o número do despacho, a data e a invoice; se sobrar diferença de arredondamento, entra uma linha extra de redondeo.

Conferência e erros comuns

Depois de rodar de verdade, abra o Lançamento Contábil (opção 251) pelo número do asiento e confira:

o total do débito bate com o total do crédito;
o débito do custo está na conta de almoxarifado do centro de custo do tipo de importação (ou na conta da despesa em registro separado);
fornecedor e despachante estão creditados, cada um nas suas contas analíticas;
no FOB, o frete e o seguro voltaram para a conta de custo.

Motivo do pulado	O que fazer
Centro de custo [id] sem conta de almoxarifado — tipo de importação N	Cadastrar a conta de almoxarifado no centro de custo escolhido como tipo de importação (e a conta da despesa, se ela for registro separado)
Despacho sem data	Preencher a data do despacho na compra (opção 242)
Despacho com IVA maior que a despesa: X contra IVA Y — a linha do custo não foi gravada	Corrigir o valor ou o IVA da despesa com fatura no despacho. O asiento é gravado sem essa linha e por isso não fecha — de propósito, para alguém olhar
Sem valor de câmbio, ou a cotação ainda não foi autorizada pela contabilidade	Cadastrar e autorizar a cotação da moeda do despacho na Cotação de Moedas, ou informar o câmbio no próprio despacho
Câmbio deve ser 1 na moeda local / Câmbio com valor improvável	Corrigir a cotação ou o câmbio do despacho (moeda local vale 1; acima de 10.000 em moeda estrangeira é tratado como erro de digitação)
A filial não tem conta de IVA	Cadastrar a conta de IVA 10% no cadastro da Filial
Emitente não informado ao buscar a conta contábil	Informar o despachante e o fornecedor na compra
Sem número de conta sintética para criar a conta de “X”	Cadastrar no cadastro da Filial a conta (sintética) dos despachantes, abaixo da qual a conta analítica é criada

Alguns casos não aparecem na lista de pulados — o despacho simplesmente não gera asiento: despacho sem número de importação, Tipo de Faturamento da compra sem conta de crédito e data do despacho em mês já fechado. Se um despacho esperado não aparece nem gerado nem pulado, comece por aí. Ao iniciar a rodada, o sistema também recusa um período que comece em mês já fechado pela contabilidade (“Período já fechado pela contabilidade”). Asiento já conferido aparece na coluna Bloqueados e não é refeito; rodar de novo o mesmo período não duplica nada, refaz o asiento com o mesmo número.

Para sincronizar (contabilizar) un despacho de importación de almacén, el registro debe estar correcto antes de correr la opción 252 — si no, el despacho se omite o el asiento sale mal.

Qué es sincronizar Despacho de compra de almacén

El despacho es el costo de nacionalizar una importación de almacén. En la opción 252, este módulo lee los despachos registrados en la compra de almacén (opción 242) y genera un asiento por despacho: mercadería, flete, seguro y los gastos del despachante entran en el costo, y el crédito se reparte entre el proveedor (mercadería, flete y seguro) y el despachante (los gastos). Es hermano del despacho de compra de carne, sobre las compras de almacén; cambian tres cosas:

La cuenta de débito — es la cuenta de almacén del centro de costo del tipo de importación (insumo; inmovilizado en el tipo de compra de inmovilizado sin despacho). Cuando el gasto del despacho está marcado como registro separado, vale la cuenta del propio gasto.
El cálculo del IVA — en Paraguay el IVA está incluido en el valor del gasto (por dentro); en Bolivia es de 13% y se calcula aparte.
Bolivia separa la Aduana del despachante — el gasto cuyo proveedor es la Aduana se debita aparte, y el crédito va entero al despachante, Aduana incluida.

Como en el despacho de carne, mercadería, flete y seguro van en la moneda de la compra, con el cambio informado en el despacho, y los gastos en la moneda del despacho, con la cotización del día. Solo entran los gastos marcados para sumar al total del despacho. Cada despacho de la misma compra genera un asiento propio.

Antes de sincronizar

Revise estos seis puntos antes de correr la sincronización. Ahí nace casi todo problema.

1
Despacho con número de importación, fecha y gastos marcados.El despacho debe tener el número de importación completado — sin él el despacho no entra en la sincronización, sin aviso. Los gastos solo cuentan si están marcados para sumar al total del despacho. La fecha del despacho es la fecha del asiento.
2
Centro de costo del tipo de importación con cuenta de almacén.El tipo de importación elegido en la compra es un centro de costo, y su cuenta de almacén (la de insumo, o la de inmovilizado en el tipo de inmovilizado sin despacho) recibe el débito del costo. Si algún gasto del despacho está como registro separado, su cuenta, en el registro de Gastos de Despacho, también debe estar completada. Sin cuenta el despacho se omite.
3
Sucursal con las cuentas de despachante, IVA y Diferencia de Cambio.En el registro de la Sucursal: la cuenta (sintética) de los despachantes, debajo de la cual la sincronización crea la cuenta analítica de cada despachante y de cada proveedor que aún no tenga una; la cuenta de IVA 10% (en Bolivia es en ella donde cae el IVA de 13%), exigida cuando el despacho tiene IVA; y la de Diferencia de Cambio, que recibe el ajuste de redondeo (sin ella el asiento con diferencia queda abierto).
4
Despachante y proveedor informados en la compra.La compra debe tener el despachante y el proveedor completados: son ellos quienes reciben el crédito. Sin despachante (o proveedor) el despacho se omite.
5
Cotización de cambio y cambio del despacho.Para los gastos, debe existir la cotización de venta de la moneda del despacho en Cotización de Monedas, autorizada por la contabilidad, en la fecha del despacho (en Paraguay vale la del día anterior; en la moneda local la cotización debe valer 1). Para mercadería, flete y seguro vale el cambio digitado en el propio despacho, que no puede quedar en cero.
6
Tipo de Facturación de la compra con cuenta de crédito y período abierto.El Tipo de Facturación de la compra debe tener cuenta de crédito (sin ella el despacho se ignora, sin aviso), y la fecha del despacho no puede estar en un mes ya cerrado por la contabilidad.

Paso a paso en la pantalla de Sincronización

Abra la opción 252 (Sincronización / Contabilización).
Seleccione la sucursal (o déjela en blanco para recorrer todas).
Seleccione el módulo: Despacho de compra de almacén.
Defina el período (fecha inicial y final) que cubra la fecha de los documentos.
Corra primero en modo Simulación (sin grabar). Muestra cuántos documentos serán procesados y cuántos serán omitidos, con el motivo de cada uno.
Corrija en el registro lo que indique la lista de omitidos y corra la simulación de nuevo.
Sin más pendientes de registro, corra la sincronización de verdad (grabando).
Anote el número del asiento generado.

Ejemplo de asiento generado

Un despacho en Paraguay con flete FOB: mercadería G$ 30.000.000 y flete G$ 3.000.000 (ya convertidos a guaraníes, para simplificar), más dos gastos del despachante: G$ 1.100.000 sin factura y G$ 2.200.000 con factura, ambos con IVA 10% incluido. Así aparece el asiento en el Asiento Contable (251):

Cuenta	Débito	Crédito
Almacén — insumos importadosmercadería + flete; cuenta de almacén del centro de costo del tipo de importación	33.000.000
Almacén — insumos importados (gasto sin factura)1.100.000 menos el IVA de 100.000	1.000.000
IVA 10% crédito fiscal (gasto sin factura)cuenta de IVA 10% de la Sucursal	100.000
Almacén — insumos importados (gasto con factura)2.200.000 menos el IVA de 200.000	2.000.000
IVA 10% crédito fiscal (gasto con factura)cuenta de IVA 10% de la Sucursal	200.000
Proveedores — Importadora Ejemplo (mercadería)cuenta analítica del proveedor		30.000.000
Almacén — insumos importados (flete FOB)en FOB el flete vuelve a la propia cuenta de costo		3.000.000
Despachantes — Despachante Ejemplo Ltda.cuenta analítica del despachante; los dos gastos por el valor bruto		3.300.000
Total	36.300.000	36.300.000

Débito del costo: mercadería y flete juntos (33.000.000) y, aparte, cada gasto ya sin el IVA (1.000.000 y 2.000.000).
Débito del IVA: 100.000 (gasto sin factura) y 200.000 (con factura), en la cuenta de IVA 10% de la Sucursal.
Crédito: el proveedor recibe solo la mercadería; el flete FOB vuelve a la cuenta de costo (quien paga el flete es el comprador); el despachante recibe los gastos por el valor bruto (1.100.000 + 2.200.000).
Cuadra: 33.000.000 + 1.000.000 + 100.000 + 2.000.000 + 200.000 = 36.300.000 = 30.000.000 + 3.000.000 + 3.300.000.

Nombres de cuentas y valores son ilustrativos. Variaciones: en CIF el flete (y el seguro) quedan a pagar al proveedor, en lugar de volver a la cuenta de costo; el valor de reposición, cuando existe, entra en el débito y en el crédito de la cuenta de costo; en Bolivia la mercadería es el total facturado de los ítems de la compra, el IVA es de 13%, y el gasto cuyo proveedor es la Aduana se debita aparte, con crédito al despachante junto con el suyo; con monedas distintas, cada línea usa su cambio y el histórico trae el número del despacho, la fecha y la invoice; si sobra diferencia de redondeo, entra una línea extra de redondeo.

Verificación y errores comunes

Después de correr de verdad, abra el Asiento Contable (opción 251) por el número del asiento y verifique:

el total del débito coincide con el total del crédito;
el débito del costo está en la cuenta de almacén del centro de costo del tipo de importación (o en la cuenta del gasto en registro separado);
proveedor y despachante están acreditados, cada uno en sus cuentas analíticas;
en FOB, el flete y el seguro volvieron a la cuenta de costo.

Motivo del omitido	Qué hacer
Centro de costo [id] sin cuenta de almacén — tipo de importación N	Registrar la cuenta de almacén en el centro de costo elegido como tipo de importación (y la cuenta del gasto, si es registro separado)
Despacho sin fecha	Completar la fecha del despacho en la compra (opción 242)
Despacho con IVA mayor que el gasto: X contra IVA Y — la línea del costo no fue grabada	Corregir el valor o el IVA del gasto con factura en el despacho. El asiento se graba sin esa línea y por eso no cuadra — a propósito, para que alguien lo revise
Sin valor de cambio, o la cotización aún no fue autorizada por la contabilidad	Registrar y autorizar la cotización de la moneda del despacho en Cotización de Monedas, o informar el cambio en el propio despacho
El cambio debe ser 1 en la moneda local / Cambio con valor improbable	Corregir la cotización o el cambio del despacho (la moneda local vale 1; por encima de 10.000 en moneda extranjera se trata como error de digitación)
La sucursal no tiene cuenta de IVA	Registrar la cuenta de IVA 10% en el registro de la Sucursal
Emisor no informado al buscar la cuenta contable	Informar el despachante y el proveedor en la compra
Sin número de cuenta sintética para crear la cuenta de “X”	Registrar en el registro de la Sucursal la cuenta (sintética) de los despachantes, debajo de la cual se crea la cuenta analítica

Algunos casos no aparecen en la lista de omitidos — el despacho simplemente no genera asiento: despacho sin número de importación, Tipo de Facturación de la compra sin cuenta de crédito y fecha del despacho en un mes ya cerrado. Si un despacho esperado no aparece ni generado ni omitido, empiece por ahí. Al iniciar la corrida, el sistema también rechaza un período que comience en un mes ya cerrado por la contabilidad (“Período ya cerrado por la contabilidad”). El asiento ya conferido aparece en la columna Bloqueados y no se rehace; correr de nuevo el mismo período no duplica nada, rehace el asiento con el mismo número.