Para sincronizar (contabilizar) as compras de almoxarifado, o cadastro precisa estar certo antes de rodar a opção 252 — senão o documento é pulado ou o asiento sai desequilibrado.
01
O que é sincronizar Compras de almoxarifado
Sincronizar é o processo, feito na opção 252, que lê as compras de almoxarifado já lançadas (opção 242) e gera sozinho o asiento correspondente. A conta de débito não está na compra: está no centro de custo de cada item. Por isso o asiento sai com uma linha por conta (e por faixa de IVA e de retenção), somando produtos e serviços. A compra é lida em duas passadas:
- Insumos — compras de tipos de insumo. O produto debita a conta de insumo do centro de custo do item; o serviço debita sempre a conta de serviço do centro de custo.
- Imobilizado — compras de tipo imobilizado. O produto debita a conta de imobilizado do centro de custo; o serviço, a de serviço, como acima.
Entram também as compras marcadas como sem despacho. O despacho de importação da compra tem módulo e guia próprios (Despacho de compra de almoxarifado). Ficam de fora, sem aviso, os documentos com número de serviço interno (999-999) e as compras cujo valor da nota é zero ou negativo.
02
Antes de sincronizar
Confira estes seis pontos antes de rodar a sincronização. É aqui que quase todo problema nasce.
- 1Tipo de Faturamento com conta de crédito.No cadastro do Tipo de Faturamento da compra, a conta do Plano de Contas que recebe o crédito do fornecedor precisa estar preenchida — sem ela a compra é pulada. Se for uma conta sintética, a sincronização cria sozinha a conta analítica do fornecedor abaixo dela (na simulação a conta nova aparece zerada, porque só é criada rodando de verdade).
- 2Centro de custo de cada item com a conta certa.Cada produto e cada serviço da compra precisa ter centro de custo, e o centro de custo precisa ter a conta de almoxarifado do tipo do item: insumo, imobilizado ou serviço. Item cujo centro de custo não tem essa conta é deixado de fora do asiento — e como o crédito ao fornecedor continua pelo valor total da nota, o asiento não fecha.
- 3Filial com as contas de imposto.No cadastro da Filial: no Paraguai e na Bolívia, a conta de IVA 10%; no Brasil, a conta de ICMS a recuperar (é o campo de conta de IVA 5% da Filial) e, quando a nota traz ICMS ST, a conta de ICMS ST a recuperar. A compra que tem imposto e não encontra a conta é pulada. Só a faixa de IVA 5% é diferente: sem a conta dela, a linha simplesmente não sai e o asiento não fecha.
- 4Cotação de câmbio e conta de Diferença de Câmbio.Quando a compra é em moeda diferente da local, a cotação de venda da moeda precisa estar cadastrada na Cotação de Moedas e autorizada pela contabilidade, na data da emissão (no Paraguai vale a do dia anterior) — nas compras de insumo, se a compra tem o câmbio fechado, vale o câmbio dela. A Filial deve ter a conta de Diferença de Câmbio para receber o ajuste de arredondamento.
- 5Funrural: centro de custo COLCAT com conta de crédito.Se a compra tem funrural, a Filial precisa ter o centro de custo COLCAT configurado, com conta de crédito. Sem ela a compra é pulada. O funrural sai com o câmbio do despacho, e não com a cotação do dia.
- 6Compra com produto ou serviço lançado e período aberto.A compra precisa ter ao menos um produto ou serviço com valor. E o período não pode estar em mês já fechado pela contabilidade: asiento já conferido ou em mês fechado não é refeito.
03
Passo a passo na tela de Sincronização
- Abra a opção 252 (Sincronização / Contabilização).
- Selecione a filial (ou deixe em branco para percorrer todas).
- Selecione o módulo: Compras de almoxarifado.
- Defina o período (data inicial e final) cobrindo a data dos documentos.
- Rode primeiro em modo Simulação (sem gravar). Mostra quantos documentos serão processados e quantos serão pulados, com o motivo de cada um.
- Corrija no cadastro o que a lista de pulados apontar e rode a simulação de novo.
- Sem mais pendência de cadastro, rode a sincronização de verdade (gravando).
- Anote o número do asiento gerado.
04
Exemplo de asiento gerado
Uma compra de almoxarifado no Paraguai de G$ 5.500.000 (IVA 10% já incluído), com dois itens de centros de custo diferentes: materiais de manutenção (insumo) G$ 3.300.000 e serviço de reparo G$ 2.200.000. É assim que o asiento aparece no Lançamento Contábil (251):
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Almoxarifado — insumos de manutençãoconta de insumo do centro de custo do item | 3.000.000 | |
| Serviços contratados — reparosconta de serviço do centro de custo do item | 2.000.000 | |
| IVA 10% crédito fiscalconta de IVA 10% da Filial | 500.000 | |
| Fornecedores — Ferragens Exemplo S.A.conta analítica do fornecedor | 5.500.000 | |
| Total | 5.500.000 | 5.500.000 |
- Débito dos itens: uma linha por conta, sempre sem o imposto — 3.300.000 ÷ 1,10 = 3.000.000 e 2.200.000 ÷ 1,10 = 2.000.000.
- Débito do imposto: o IVA dos dois itens (300.000 + 200.000) vai junto numa linha só, na conta de IVA 10% da Filial.
- Crédito do fornecedor: o valor total da nota, 5.500.000.
- Fecha: 3.000.000 + 2.000.000 + 500.000 = 5.500.000, igual ao crédito.
Nomes de contas e valores são ilustrativos. Variações: o acréscimo do cabeçalho entra inteiro no débito da primeira linha e também no crédito do fornecedor; o funrural vira uma linha de crédito no centro de custo COLCAT e reduz o crédito do fornecedor. No Brasil, o valor de cada item é o valor da fatura; quando a compra tem o XML do fornecedor, o ICMS e o ICMS ST vêm do XML (o ICMS é abatido só da primeira linha, e o ICMS ST vira uma linha de débito na conta de ICMS ST a recuperar, somando-se ao crédito do fornecedor). Na Bolívia o IVA tem cálculo próprio e a retenção reduz a base. Em moeda estrangeira as linhas são convertidas pela cotação e, se sobrar diferença de arredondamento, entra uma linha extra de redondeo.
05
Conferência e erros comuns
Depois de rodar de verdade, abra o Lançamento Contábil (opção 251) pelo número do asiento e confira:
- o total do débito bate com o total do crédito;
- cada item foi para a conta do seu centro de custo (insumo, imobilizado ou serviço) — nenhum ficou de fora;
- o crédito está na conta analítica do fornecedor certo;
- se havia funrural ou mais de uma moeda, existem a linha do COLCAT e a de ajuste de diferença de câmbio.
| Motivo do pulado | O que fazer |
|---|---|
| Tipo de faturamento “X” [id] sem conta de crédito | Cadastrar a conta de crédito no cadastro do Tipo de Faturamento |
| Compra sem data de emissão | Preencher a data de emissão na compra (opção 242) |
| A compra não tem produto nem serviço com valor | Lançar ao menos um item com valor na compra |
| Centro de custo “X” [id] sem conta de almoxarifado (o item fica de fora e o asiento não fecha) | Cadastrar no centro de custo a conta do tipo do item (insumo, imobilizado ou serviço) e rodar de novo |
| Nenhum item com conta contábil | Mesmo cadastro do item anterior, agora para todos os itens da compra |
| Centro de custo COLCAT sem conta de crédito — o funrural de X não tem onde entrar | Cadastrar a conta de crédito no centro de custo COLCAT configurado na Filial |
| A filial não tem conta de IVA/ICMS a recuperar (ou de ICMS ST a recuperar) cadastrada | Cadastrar a conta indicada no cadastro da Filial |
| Sem valor de câmbio, ou a cotação ainda não foi autorizada pela contabilidade | Cadastrar e autorizar a cotação na Cotação de Moedas |
Também podem aparecer, com o texto do próprio sistema, “Emitente não informado ao buscar a conta contábil” (informe o fornecedor na compra) e “Período já fechado pela contabilidade”, que surge ao iniciar a rodada. Asiento já conferido aparece na coluna Bloqueados e não é refeito; rodar de novo o mesmo período não duplica nada, refaz o asiento com o mesmo número. Se, depois de corrigir o cadastro, o documento continuar pulado, confira se a própria compra foi gravada com valores coerentes na tela de lançamento (242).
Para sincronizar (contabilizar) las compras de almacén, el registro debe estar correcto antes de correr la opción 252 — si no, el documento se omite o el asiento sale desequilibrado.
01
Qué es sincronizar Compras de almacén
Sincronizar es el proceso, hecho en la opción 252, que lee las compras de almacén ya registradas (opción 242) y genera solo el asiento correspondiente. La cuenta de débito no está en la compra: está en el centro de costo de cada ítem. Por eso el asiento sale con una línea por cuenta (y por franja de IVA y de retención), sumando productos y servicios. La compra se lee en dos pasadas:
- Insumos — compras de tipos de insumo. El producto debita la cuenta de insumo del centro de costo del ítem; el servicio debita siempre la cuenta de servicio del centro de costo.
- Inmovilizado — compras de tipo inmovilizado. El producto debita la cuenta de inmovilizado del centro de costo; el servicio, la de servicio, como arriba.
Entran también las compras marcadas como sin despacho. El despacho de importación de la compra tiene módulo y guía propios (Despacho de compra de almacén). Quedan afuera, sin aviso, los documentos con número de servicio interno (999-999) y las compras cuyo valor de la factura es cero o negativo.
02
Antes de sincronizar
Revise estos seis puntos antes de correr la sincronización. Ahí nace casi todo problema.
- 1Tipo de Facturación con cuenta de crédito.En el registro del Tipo de Facturación de la compra, la cuenta del Plan de Cuentas que recibe el crédito del proveedor debe estar completada — sin ella la compra se omite. Si es una cuenta sintética, la sincronización crea sola la cuenta analítica del proveedor debajo de ella (en la simulación la cuenta nueva aparece en cero, porque solo se crea corriendo de verdad).
- 2Centro de costo de cada ítem con la cuenta correcta.Cada producto y cada servicio de la compra debe tener centro de costo, y el centro de costo debe tener la cuenta de almacén del tipo del ítem: insumo, inmovilizado o servicio. El ítem cuyo centro de costo no tiene esa cuenta queda fuera del asiento — y como el crédito al proveedor continúa por el valor total de la factura, el asiento no cuadra.
- 3Sucursal con las cuentas de impuesto.En el registro de la Sucursal: en Paraguay y Bolivia, la cuenta de IVA 10%; en Brasil, la cuenta de ICMS a recuperar (es el campo de cuenta de IVA 5% de la Sucursal) y, cuando la factura trae ICMS ST, la cuenta de ICMS ST a recuperar. La compra que tiene impuesto y no encuentra la cuenta se omite. Solo la franja de IVA 5% es distinta: sin su cuenta, la línea simplemente no sale y el asiento no cuadra.
- 4Cotización de cambio y cuenta de Diferencia de Cambio.Cuando la compra es en una moneda distinta de la local, la cotización de venta de la moneda debe estar registrada en Cotización de Monedas y autorizada por la contabilidad, en la fecha de emisión (en Paraguay vale la del día anterior) — en las compras de insumo, si la compra tiene el cambio cerrado, vale su propio cambio. La Sucursal debe tener la cuenta de Diferencia de Cambio para recibir el ajuste de redondeo.
- 5Funrural: centro de costo COLCAT con cuenta de crédito.Si la compra tiene funrural, la Sucursal debe tener configurado el centro de costo COLCAT, con cuenta de crédito. Sin ella la compra se omite. El funrural sale con el cambio del despacho, y no con la cotización del día.
- 6Compra con producto o servicio registrado y período abierto.La compra debe tener al menos un producto o servicio con valor. Y el período no puede estar en un mes ya cerrado por la contabilidad: un asiento ya conferido o en un mes cerrado no se rehace.
03
Paso a paso en la pantalla de Sincronización
- Abra la opción 252 (Sincronización / Contabilización).
- Seleccione la sucursal (o déjela en blanco para recorrer todas).
- Seleccione el módulo: Compras de almacén.
- Defina el período (fecha inicial y final) que cubra la fecha de los documentos.
- Corra primero en modo Simulación (sin grabar). Muestra cuántos documentos serán procesados y cuántos serán omitidos, con el motivo de cada uno.
- Corrija en el registro lo que indique la lista de omitidos y corra la simulación de nuevo.
- Sin más pendientes de registro, corra la sincronización de verdad (grabando).
- Anote el número del asiento generado.
04
Ejemplo de asiento generado
Una compra de almacén en Paraguay de G$ 5.500.000 (IVA 10% ya incluido), con dos ítems de centros de costo distintos: materiales de mantenimiento (insumo) G$ 3.300.000 y servicio de reparación G$ 2.200.000. Así aparece el asiento en el Asiento Contable (251):
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Almacén — insumos de mantenimientocuenta de insumo del centro de costo del ítem | 3.000.000 | |
| Servicios contratados — reparacionescuenta de servicio del centro de costo del ítem | 2.000.000 | |
| IVA 10% crédito fiscalcuenta de IVA 10% de la Sucursal | 500.000 | |
| Proveedores — Ferretería Ejemplo S.A.cuenta analítica del proveedor | 5.500.000 | |
| Total | 5.500.000 | 5.500.000 |
- Débito de los ítems: una línea por cuenta, siempre sin el impuesto — 3.300.000 ÷ 1,10 = 3.000.000 y 2.200.000 ÷ 1,10 = 2.000.000.
- Débito del impuesto: el IVA de los dos ítems (300.000 + 200.000) va junto en una sola línea, en la cuenta de IVA 10% de la Sucursal.
- Crédito del proveedor: el valor total de la factura, 5.500.000.
- Cuadra: 3.000.000 + 2.000.000 + 500.000 = 5.500.000, igual al crédito.
Nombres de cuentas y valores son ilustrativos. Variaciones: el recargo del encabezado entra entero en el débito de la primera línea y también en el crédito del proveedor; el funrural se convierte en una línea de crédito en el centro de costo COLCAT y reduce el crédito del proveedor. En Brasil, el valor de cada ítem es el valor de la factura; cuando la compra tiene el XML del proveedor, el ICMS y el ICMS ST vienen del XML (el ICMS se descuenta solo de la primera línea, y el ICMS ST se convierte en una línea de débito en la cuenta de ICMS ST a recuperar, sumándose al crédito del proveedor). En Bolivia el IVA tiene cálculo propio y la retención reduce la base. En moneda extranjera las líneas se convierten con la cotización y, si sobra diferencia de redondeo, entra una línea extra de redondeo.
05
Verificación y errores comunes
Después de correr de verdad, abra el Asiento Contable (opción 251) por el número del asiento y verifique:
- el total del débito coincide con el total del crédito;
- cada ítem fue a la cuenta de su centro de costo (insumo, inmovilizado o servicio) — ninguno quedó afuera;
- el crédito está en la cuenta analítica del proveedor correcto;
- si había funrural o más de una moneda, existen la línea del COLCAT y la de ajuste de diferencia de cambio.
| Motivo del omitido | Qué hacer |
|---|---|
| Tipo de facturación “X” [id] sin cuenta de crédito | Registrar la cuenta de crédito en el registro del Tipo de Facturación |
| Compra sin fecha de emisión | Completar la fecha de emisión en la compra (opción 242) |
| La compra no tiene producto ni servicio con valor | Registrar al menos un ítem con valor en la compra |
| Centro de costo “X” [id] sin cuenta de almacén (el ítem queda fuera y el asiento no cuadra) | Registrar en el centro de costo la cuenta del tipo del ítem (insumo, inmovilizado o servicio) y correr de nuevo |
| Ningún ítem con cuenta contable | El mismo registro del ítem anterior, ahora para todos los ítems de la compra |
| Centro de costo COLCAT sin cuenta de crédito — el funrural de X no tiene dónde entrar | Registrar la cuenta de crédito en el centro de costo COLCAT configurado en la Sucursal |
| La sucursal no tiene cuenta de IVA/ICMS a recuperar (o de ICMS ST a recuperar) registrada | Registrar la cuenta indicada en el registro de la Sucursal |
| Sin valor de cambio, o la cotización aún no fue autorizada por la contabilidad | Registrar y autorizar la cotización en Cotización de Monedas |
También pueden aparecer, con el texto del propio sistema, “Emisor no informado al buscar la cuenta contable” (informe el proveedor en la compra) y “Período ya cerrado por la contabilidad”, que surge al iniciar la corrida. El asiento ya conferido aparece en la columna Bloqueados y no se rehace; correr de nuevo el mismo período no duplica nada, rehace el asiento con el mismo número. Si, después de corregir el registro, el documento sigue omitido, revise si la propia compra se grabó con valores coherentes en la pantalla de registro (242).